La diferencia entre un viaje de negocios y uno por placer está clara. Es cierto que cada vez más trabajadores y compañías optan por el bleisure, una tendencia que introduce planes de ocio a los viajes de empresa. También hay distinciones a la hora de planificar un tipo de viaje u otro. En los viajes de negocios hay que tener en cuenta una serie de trámites y recomendaciones que te ayudarán a evitar imprevistos durante tu estancia o a resolverlos con mayor agilidad. La planificación de la agenda, el descanso, las comunicaciones y la seguridad también contribuirán al éxito de tu viaje y, por qué no, de tu trabajo durante el mismo.
6 recomendaciones de éxito para preparar tus viajes de empresa
Reúne la documentación necesaria
Un viaje de negocios puede surgir como un imprevisto en tu agenda, así que procura tener siempre en vigor tanto el DNI como el pasaporte. Infórmate también si el país o países a los que vas a viajar requieren visado y qué documentos e información necesitas aportar para obtener el mismo (duración de la estancia, número de entradas y salidas al país, motivo del viaje, contrato de trabajo, reservas en el destino, fecha de caducidad y hojas en blanco del pasaporte, etc,) Si vas a conducir durante tu viaje, procura tener también en regla el permiso de conducir e infórmate si es necesario hacer algún canje para el país al que vas a viajar.
Infórmate sobre el destino
Además de reunir documentos de viaje como el visado o pasaporte, es conveniente informarte sobre otros aspectos relacionados con el destino al que vas a viajar. Algunos de ellos incluso pueden ser importantes para el éxito de tus negocios.
En cualquier viaje al extranjero es un requisito importante conocer el estado de la seguridad, si necesitas que te administren una vacuna determinada o si existen algunas leyes diferentes a las de tu país en cuanto a conducción, comunicación, entrada de medicamentos, etc.
Infórmate también de aspectos prácticos como la calidad de la sanidad, el uso de adaptadores para enchufe, la cobertura de 4G o WiFi, cómo cambiar la moneda, pagar o sacar dinero, cómo moverte, etc.
Conocer y adaptarte a las costumbres y cultura del país pueden ser un punto a tu favor a la hora de relacionarte con aquellas personas con las que vas a trabajar o negociar. Nos referimos a que antes de realizar tu viaje indagues o preguntes sobre qué horarios tiene el país, sobre cómo vestirte, qué se come, sobre el carácter de sus habitantes y cómo saludarles o interactuar con ellos, etc. Tampoco te vendrá mal aprender palabras básicas del idioma del destino, como los saludos o tratamientos. En definitiva, y aunque sea por ignorancia, se trata de no meter la pata o faltar el respeto a nuestros anfitriones.
Contrata un seguro de viaje de negocios
A diferencia del resto, los viajes de empresa pueden acarrear una serie de incidencias cuyos gastos conviene cubrir con un seguro de viaje específico en caso de que ocurran. El uso frecuente del transporte aumenta la posibilidad de que nuestro equipaje pueda extraviarse o que suframos la pérdida de conexiones o servicios contratados (vuelos, transfers, hotel, comidas, etc.) a causa de retrasos o cancelaciones de alguno de los medios, especialmente el avión. El seguro de viajes de negocios Businesstravel cubre los gastos derivados de estos contratiempos, además de los producidos por otros problemas tan importantes como el secuestro o la recuperación de datos informáticos.
Si al regresar a casa te das cuenta de que has olvidado algún objeto durante tu viaje, como puede ser una tablet o un teléfono móvil, Businesstravel te garantiza el envío de los mismos. En caso que pierdas o te roben algunos documentos importantes como tarjetas de crédito, pasaporte o visados, cheques bancarios y billetes de transporte, quedan cubiertos los gastos de gestión y obtención de los mismos.
A la hora de elegir el tipo de póliza con la que asegurar tu viaje de negocios, deberás contemplar el número de viajes que vas a realizar en un período determinado y durante cuánto tiempo, y también por qué países vas a pasar. Quizá te convenga adquirir un seguro de viaje de negocios anual con cobertura mundial, como Businesstravel annual, que cubre todos los viajes que hagas durante un año.
Por supuesto, al igual que uno convencional, el seguro de viaje de negocios debe tener amplias coberturas en gastos de asistencia médica o quirúrgica por enfermedad o accidentes, de repatriación, responsabilidad civil o cancelación.
Elige y haz correctamente la maleta
Hacer la maleta para un viaje de negocios dista mucho de la que preparamos cuando nos marchamos de vacaciones, en la que prima la ropa cómoda.
Consulta con tu compañía las dimensiones y pesos máximos del equipaje a facturar y el equipaje de mano y otros bultos en cabina permitidos. Si llevas en tu maletín o trolley dispositivos electrónicos de valor o documentos con información importante, elige uno de material en el que vayan bien protegidos y que cuente con candado o contraseña de seguridad. Además, opta por un formato que te permita desplazarte durante toda la jornada con la máxima comodidad.
Con respecto a la cantidad de trajes y prendas a llevar, ten en cuenta cuántos días vas a viajar y el número y tipo de eventos o reuniones de trabajo que vas a tener, por si tienes que echar ropa más adecuada para una cena, por ejemplo. Un par de trajes de color oscuro y liso te permitirá combinarlos con diferentes camisas y corbatas. Con respecto a los zapatos, echa unos formales y básicos (negros de cordón o mocasín o tacón mediano) y si te puedes permitir llevarlos ya puestos durante el viaje para ahorrarte peso y espacio en el equipaje, mucho mejor.
Para que las prendas se conserven de la mejor forma posible, además de la calidad y el tipo de tejido (evita lino y seda) existen varios trucos. Lo ideal es que las prendas delicadas como trajes, chaquetas o abrigos, las llevemos puestas o en la mano ya durante el viaje. En su defecto, y si la compañía nos permite bultos adicionales al equipaje de mano, procura utilizar un portatrajes.
El orden de colocación de las prendas en la maleta también influye. Empieza distribuyendo los zapatos protegidos con una bolsa en el fondo de la maleta. Dentro de los mismos puedes introducir, también envueltos en tela o plástico, calcetines doblados u objetos pequeños como bisutería, pañuelos o ropa interior. Continúa aprovechando la base de la maleta para colocar otros elementos de peso como el neceser, introducido en una bolsa para evitar derrames, y prendas o artículos resistentes como cinturones, pijamas, ropa interior, sudaderas, camisetas, cazadoras o vaqueros. Estas prendas puedes enrollarlas en lugar de doblarlas para aprovechar mejor el espacio. Encima, dispón pantalones doblados en dos o tres veces y jerseys más delicados pero menos susceptibles de arrugarse. Por último, mete las camisas dobladas de la siguiente forma: estira la prenda apoyando su parte frontal sobre la cama, dobla las mangas hacia adentro, de modo que la blusa quede hecha un rectángulo. Dale la vuelta e introdúcela en la maleta. Con respecto a las chaquetas delicadas, lo mejor es darle la vuelta de modo que el forro quede hacia afuera y doblarla en sentido vertical, hombro contra hombro, evitando si es posible doblar la parte inferior. Intenta llevar una maleta con bolsillo grande delantero para introducir prendas delicadas pero que presenten firmeza al doblarlas, como pantalones, cardigans o americanas.
Una vez deshecha la maleta o el portatrajes, si hubiese alguna prenda especialmente arrugada, y si quieres prescindir del servicio de planchado del hotel, lo ideal es colgar las prendas en perchas y colocarlas en el baño para que el vapor generado por el agua caliente de la ducha las alise.
Elige bien el hotel
El espacio en el que te alojes durante tu viaje de negocios seguramente no será sólo un lugar para descansar, pues tal vez debas trabajar o mantener algunas entrevistas en el mismo.
La ubicación del hotel es uno de los criterios más importantes que deberías tener en cuenta a la hora de reservar uno u otro, ya que será el lugar desde el que te desplaces a menudo para acudir a tus compromisos laborales. Por ello, procura que esté cercano o bien comunicado con tu centro de trabajo o con el aeropuerto o la estación de tren.
Recuerda que la categoría de los hoteles varía según el país. Infórmate bien de la calidad de las instalaciones y los servicios del hotel antes de reservarlo, sobre todo aquellos que puedan afectar a tu confort y a tus necesidades como trabajador en el propio alojamiento. Por ello, es importante comprobar que el hotel tiene una buena conexión WIFI, salas, equipamiento y personal que te pueda ayudar a la hora de celebrar una reunión, parking, servicio de habitaciones por si tienes que picar algo en horas en las que no está abierto el restaurante o comedor, servicio de lavandería y planchado, gimnasio o spa por si quieres relajarte, etc.
Sé precavido en cuanto a los imprevistos en tu agenda. Puede que te cancelen o modifiquen alguna visita o reunión y que afecte a la fecha y hora de las reservas del medio de transporte o alojamiento. Por ello, intenta reservar con tarifas flexibles que te permitan anular con el máximo reembolso de gastos posible o cambiarlas sin coste alguno.
Manténte conectado
Contar con un ordenador, smartphone, tablet o cualquier dispositivo electrónico con posibilidad de conexión a Internet para poder trabajar durante tu viaje de negocios es fundamental. Estos también te darán la posibilidad de mantener el contacto con tu empresa y con las personas que vas a trabajar. Por ello, estudia si es conveniente contratar un plan de llamadas y datos internacional con tu compañía antes de marcharte o, en cambio, adquirir un terminal o activar una tarifa en el país de destino.
No te olvides de echar en la maleta los cables, baterías y cargadores de todos esos terminales, así como los dispositivos de almacenamiento de datos que vayas a usar (disco duro portátil, pendrive, etc.) Ten a mano las contraseñas de tus cuentas en la nube por si tienes que almacenar o recuperar archivos y mira la posibilidad de instalar un certificado digital en tu navegador por si tienes que hacer algún trámite administrativo una vez fuera de tu país de origen.
A la hora de utilizar estos dispositivos y conectarlos a Internet, es conveniente tomar ciertas medidas de seguridad, ya que posiblemente almacenes y trabajes con información importante o confidencial. Por ello, evita utilizar ordenadores públicos o conectarte a redes WiFi públicas (si lo haces, que sean oficiales y seguras, con contraseña WPA2) con el fin de que sólo tú o aquellas personas autorizadas accedan a tus archivos y datos. Ve realizando de vez en cuando copias de seguridad en la nube para no perder la información. Algunos terminales te permiten activar la localización para poder saber dónde están en caso de perderlos.
